2.4 Metodología para la elaboración de presupuestos

El presupuesto es una visión de una realidad aplicada en valores y, a la vez, una de las formas sencillas de tener un control futuro sobre las operaciones del negocio. Sin embargo, en las pequeñas y medianas empresas se ha dificultado ampliamente la construcción e implementación de la práctica del presupuesto debido a que requiere de una organización y compromiso por parte de la entidad.

Etapas de un Presupuesto:

1. Pre - iniciación

En esta etapa se incluyen herramientas de evaluación y gestión de recolección de información, debido a que se requiere un conocimiento de la marcha de la empresa y el estado de la operación durante el período inmediatamente anterior. Esto a fin de determinar y analizar las estrategias o las opciones de crecimiento para interpretar los objetivos generales y específicos, los cuales fundamentalmente han sido definidos por la gerencia o por el máximo órgano directivo.

 

2. Elaboración

Con base a los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la empresa se procede a la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión monetaria de la organización.

3. Ejecución 

La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes. el líder de presupuestos tiene una labor fundamental y es la de integrar a las diferentes áreas a la consecución de las metas trazadas en el presupuesto, de manera tal que se pueda trasladar a cada uno de los niveles de la organización la interrelación existente entre estos y la importancia dentro de la operación y el cumplimiento de presupuesto; lo anterior a fin de cumplir con las expectativas gerenciales de la organización.

Una de las metodologías para hacerle seguimiento al presupuesto durante la ejecución es utilizando la interfaz del software contable, comúnmente denominada como presupuestos o planeación, de modo que se obtenga una comparación simultanea al momento de la causación de los diferentes registros contables. 

4. Control 

Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto, lo primero es establecer la realización de informes parciales y por áreas, de modo que el equipo presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación y se pueda cotejar de manera oportuna el curso y los resultados de la operación empresarial con los datos que han sido presupuestados. Esto a fin de identificar las posibles falencias que están afectando la ejecución o desviación del presupuesto y lograr un ajuste oportuno. Lo anterior se puede basar en la metodología postulada en la etapa anterior.

Es importante tener en cuenta que cuando el proceso de contraste se aplique a proyectos de construcción y/o similares se debe evaluar dentro de los informes parciales y el avance de las obras, de modo tal que se pueda estimar realmente el cumplimiento de las metas y requerimientos presupuestados.

5. Evaluación

Al culminar el período presupuestado se debe obtener el informe final en el que se revelen los resultados de la compañía durante el período indicado; en este se debe evaluar el cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones organizacionales para la optimización de los resultados.

Con la evaluación se deben conocer las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto y lograr la construcción de alternativas de mejora que permitan el cumplimiento de las expectativas para los próximos años.

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